À TEMPS PLEIN
Adjointe administrative
Cliniques externes
La personne en poste est responsable d'accompagner et de soutenir l'équipe de coordination clinique dans diverses tâches administratives. Par son support et la qualité de son travail, elle veille à l'optimisation de la fluidité des services médicaux. La personne en poste offre son soutien autant dans la préparation des rendez-vous en cliniques externes, la préparation des dossiers, l'accueil et l'enregistrement des usagers, la confirmation des rendez-vous et le soutien à la clientèle de manière générale. La personne en poste aura aussi à préparer des documents, rédiger des suivis au dossier et contacter des intervenants ou des fournisseurs externes.
La personne en poste relève de la coordonnatrice des cliniques externes et collabore au quotidien avec l’équipe médicale et administrative. Le travail d’équipe est au cœur de la stratégie de l’entreprise, c’est pourquoi la personne retenue pour le poste devra démontrer sa capacité à établir et développer des liens de communication et de collaboration afin de bâtir des relations de confiance avec les différents intervenants.
Responsabilités
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Répondre aux demandes de renseignements du public, des usagers et des partenaires de soins externes (par téléphone ou courriel) et les diriger vers les canaux appropriés.
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Informer sur les services offerts. Rediriger les usagers vers la ressource appropriée si besoin.
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Confirmer les rendez-vous par téléphone et fournir les indications et les informations aux usagers.
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Accueillir les usagers le jour du rendez-vous et faire leur admission.
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Valider et colliger les informations administratives au dossier.
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Numériser des documents.
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Effectuer les paiement pour les services privés.
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Assurer la gestion du courrier interne.
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Autres tâches connexes.
Profil recherché
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Adhérer et soutenir la mission, la vision et les valeurs de l’organisation.
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Expérience pertinente en milieu médical.
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Capacité à gérer des imprévus avec calme et contrôle.
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Bonne gestion des priorités et capacité de déduction.
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Aisance avec les outils informatiques.
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Connaissance de l’environnement Windows et Office 365.
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Expérience de travail avec un dossier médical électronique (DMÉ) (un atout).
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Bon service à la clientèle.
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Autonomie et initiative.
Niveau d'étude
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Dans un champ relié à la fonction.
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Toute expérience relative à l’emploi sera considérée.
